DỊCH VỤ SỐ HOÁ DỮ LIỆU

Thông thường chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy, hay những bức ảnh kỷ niệm ..vv chúng ta có thể cất giữ cẩn thận để tránh hỏng, mất, và lưu lại làm kỷ niệm hay sử dụng sau này. Nhưng vấn đề đó chỉ giải quyết khi tài liệu của chúng ta ít, và có không gian để bảo quản, giả sử chúng ta muốn lưu trữ kho kiến thức của nhân loại, hay đơn giản một công ty muốn lưu giữ tất cả hợp đồng tài liệu cho các phòng ban của công ty bao gồm kế toán, HCNS, kinh doanh ... mỗi phòng sẽ phải cử một người lập và có nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu nhưng với một công ty lớn có rất nhiều phòng ban khác nhau các hợp đồng có thể phải sử dụng chung tình trạng thất thoát, mất có thể tránh khỏi. 

Số hóa tài liệu là gì?

Số hóa dữ liệu là biện pháp giúp  lưu trữ các loại tài liệu khác nhau của công ty dưới dạng dữ liệu số, nhằm dễ dàng lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa, tái sử dụng tài liệu và linh hoạt trong việc chuyển đổi định dạng khác nhau của tài liệu.

Ưu điểm chuyển đổi tài liệu sang dạng kỹ thuật số

Số hóa dữ liệu lưu trữ là giải pháp tốt nhất cho một văn phòng, doanh nghiệp hay công ty hiện nay.

• Giảm không gian lưu trữ tài liệu trong các công ty, doanh nghiệp.
• Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ qua thời gian.
• Quản lý và lưu trữ tài liệu vĩnh viễn. Doanh nghiệp không cần lo lắng vấn đề mất tài liệu khi đổi địa điểm làm việc.
• Giúp nhân viên, lãnh đạo giảm thời gian tìm kiếm tài liệu.
• Doanh nghiệp có thể chia sẻ thông tin nhanh chóng.
• Tăng cường khả năng bảo mật thông tin.
• Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời. Góp phần xây dựng sự bền vững cho doanh nghiệp.
• Chi phí vận hành và quản lý thấp hơn so với hình thức lưu trữ dữ liệu như trước đây nhưng đem lại cho doanh nghiệp hiệu quả cao hơn.

Những việc cần làm khi số hóa dữ liệu

Các doanh nghiệp đã đến lúc cần chuyển đổi hình thức lưu trữ tài liệu từ dạng giấy, văn bản sang dạng kỹ thuật số. Nhằm giảm tải không gian. Tiết kiệm tối đa chi phí bảo quản, lưu trữ. Khái niệm số hóa dữ liệu đang được biết đến nhiều hơn. Nhưng thực sự chưa nhiều người hiểu rõ vấn đề này. Các doanh nghiệp cần đánh giá, lựa chọn các nhà cung cấp có uy tín, có khả năng cung cấp giải pháp số hóa một cách tổng thể, hiệu quả chứ không đơn thuần dừng lại ở việc cung cấp các máy scan tài liệu. Đồng thời khách hàng cũng cần hiểu rõ nhu cầu để có sự lựa chọn phù hợp:

• Loại tài liệu mà doanh nghiệp muốn số hóa là gì? Trong đó có bao gồm số hóa hồ sơ hay không?
• Thời gian để chuyển đổi tài liệu là trong bao lâu? Và thời gian lưu trữ mong muốn như thế nào?
• Mục địch hướng tới của doanh nghiệp khi lựa chọn phương pháp này là gì? (truy cập, vận hành hiệu quả, tăng doanh thu…)
• Khối lượng tài liệu doanh nghiệp cần chuyển đổi là bao nhiêu?
• Chất lượng tài liệu sau khi chuyển đổi? (độ phân giải, 1 mặt hay 2 mặt…)
• Doanh nghiệp yêu cầu định dạng sau khi chuyển đổi là loại nào? (TIFF, JPEG, PDF…?)
• Ngân sách chi trả cho công việc chuyển đổi là bao nhiêu?

Công ty TNHH MTV Bất động sản và Công nghệ Hải Nam 

• Điện thoại: 0969.941.551
• Email: hainamrealty@gmail.com
• Địa chỉ: Số nhà 220, đường Lý Nam Đế, tổ 17, Phường Tân Quang -TP.Tuyên Quang