Thách thức

Ở hầu hết các tổ chức, cơ quan nhà nước và các doanh nghiệp, công tác số hóa và lưu trữ điện tử là nghiệp vụ không thể thiếu và mang tính bắt buộc. Với sự phát triển của khoa học công nghệ, công tác lưu trữ trở nên dễ dàng hơn, mọi tài liệu đều được quản lý thống nhất theo quy trình.

Tuy nhiên, các đơn vị vẫn còn băn khoăn về việc lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp với mô hình của mình. Các giải pháp trong nước thì được xây dựng và tự phát triển không tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật theo ISO cũng như kiến trúc nền tảng được được khuyến nghị cho lĩnh vực số hóa lưu trữ điện tử, trong khi đó các giải pháp của nước ngoài với kiến trúc nền tảng chuẩn như IBM Filnet, ECM OpenText, Documentum…. thì có giá thành cao và khó điều chỉnh để phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ của các đơn vị của Việt Nam.

Giải pháp

Giải quyết bài toán cho Doanh nghiệp, Hải Nam Tech đã nghiên cứu - phát triển Giải pháp số hoá, lưu trữ điện tử tập trung trên nền tảng Big Data tuân thủ theo ISO 14721:2012 – Tiêu chuẩn đặc tả kiến trúc hệ thống thông tin lưu trữ mở được các lưu trữ quốc gia lớn trên thế giới như NARA Mỹ, NAA Úc, Canada, Anh… áp dụng từ năm 2003. Giải pháp được xây dựng trên nền tảng công nghệ Web tiên tiến, thiết kế theo kiến trúc hướng dịch vụ SOA cho phép khả năng mở rộng không hạn chế cũng như tích hợp dễ dàng với các hệ thống thông tin khác của tổ chức

Với giải pháp này, doanh nghiệp có thể quản lý hàng triệu tài liệu và truy tìm chính xác trong vài giây, giảm các chi phí hoạt động nhờ không phải bảo lưu hồ sơ giấy. Tài liệu sau khi số hóa sẽ được lưu trữ và quản lý tập trung một cách khoa học, tạo cơ hội xây dựng kho dữ liệu nhằm tăng sự cộng tác giữa các bộ phận/chi nhánh và văn phòng, đồng thời giảm rủi ro thất lạc văn bản. Đặc biệt, hệ thống có chế độ bảo mật chặt chẽ cho phép cấp quyền truy cập đến từng người sử dụng và lưu lịch sử giao dịch mỗi phiên làm việc giúp nâng cao khả năng bảo mật hồ sơ và sổ sách.

Ngoài ra, đối với các tài liệu điện tử lưu trữ trong vòng 5 năm, 10 năm, 20 năm, 100 năm hay vĩnh viễn, hệ thống áp dụng các chuẩn ký số lâu dài quốc tế như CAdES-LTA, PAdES Long-Term with Archive Time-Stamps (LTA).

Lợi ích

• Loại bỏ các vấn đề tồn tại của tài liệu giấy: bị mất, bị rách, sao chép và phân phối.
• Tìm kiếm hồ sơ, văn bản nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
• Thuận lợi cho việc tổng hợp báo cáo.
• Tối ưu hóa quy trình quản lý, khai thác tài liệu.
• Có thể chia sẻ, truy vấn thông tin ở bất cứ đâu.
• Cải thiện quan hệ khách hàng thông qua việc cung cấp thông tin chính xác.
• Giảm chi phí hoạt động
• Đảm bảo an toàn thông tin; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội.
• Góp phần giữ gìn những bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
• Góp phần bảo vệ môi trường.