Trang chủ / Tin tức / Phòng họp không giấy tờ- Tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị

Phòng họp không giấy tờ- Tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị

Công nghệ 4.0 phát triển được ứng dụng vào trong tất cả các ngành nghề nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc. Việc này không những giúp tiết kiệm thời gian làm việc đồng thời giúp nâng cao chất lượng công việc. Với những ưu điểm vượt trội phòng họp không giấy được rất nhiều doanh nghiệp, địa phương áp dụng. Vậy phòng họp không giấy mang lại những hiệu quả gì trong công việc?

Tìm hiểu phòng họp không giấy tờ là gì?

Phòng họp không giấy là gì?

Phòng họp không giấy tờ là gì?

Phòng họp không giấy tờ là phần mềm áp dụng công nghệ kỹ thuật số để tổ chức các cuộc họp trên mạng khắc phục việc sử dụng văn bản giấy tờ hành chính. Việc áp dụng mô hình phòng họp trên mạng giúp tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp và họp giúp lãnh đạo đưa ra những quyết định kịp thời nhanh chóng, nâng cao hiệu quả công việc.

Hiểu một cách đơn giản phòng họp không giấy tờ là mô hình họp kiểu mới giúp giảm thiểu tối đa việc sử dụng giấy tờ vật lý trong cuộc họp, thay vì đó quản lý thông tin toàn bộ hệ thống trên máy tính. Người dùng chỉ việc sử dụng máy tính hoặc thiết bị di động để tham gia cuộc họp dễ dàng. Với mô hình phòng họp không giấy các cơ quan hành chính, doanh nghiệp giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng cuộc họp giúp phần tích cực trong công cuộc đời mới đáp ứng yêu cầu cải cách.

Mô hình phòng họp không giấy tờ và những lợi ích bất ngờ

Mô hình phòng họp không giấy tờ và những lợi ích không ngờ

Cung cấp đầy đủ thông tin cuộc họp

Các thông tin cuộc họp được cung cấp đầy đủ, được hiển thị trực quan trong cuộc họp: nội dung cuộc họp, thời gian, người chủ trì, thư ký, tài liệu họp,…Với mô hình phòng họp không giấy tờ người tham gia cuộc họp có thể dễ dàng theo dõi thông tin thông qua màn hình máy tính, điện thoại một cách dễ dàng mà không sợ bỏ sót thông tin, xử lý chậm bởi giấy tờ phức tạp.

Tiết kiệm chi phí

Ứng dụng phòng họp không sử dụng giấy giúp tiết kiệm chi phí tối ưu. Tiết kiệm 50% chi phí in ấn, giảm 30% các phiên họp giúp tiết kiệm các khoản chi phí cuộc họp Offline.

Hạn chế quên, sót lịch

Một trong những lợi ích khi ứng dụng giải pháp phòng họp không giấy tờ là hạn chế việc quên, sót lịch họp. Có thông báo, nhắc lịch hẹn giờ SMS, email, notification Mobile App nhờ đó bạn nắm được lịch họp chi tiết, được nhắc nhở thường xuyên tránh mắc sai sót.

Kiểm soát dễ dàng số lượng đại biểu tham gia cuộc họp

Nhờ phần mềm quản lý có thể dễ dàng kiểm soát số lượng đại biểu tham gia cuộc họp, danh sách cán bộ được ủy quyền, danh sách những người từ chối tham gia cuộc họp. Đây là một trong những cách quản lý thông minh, nhanh chóng.

Bảo mật thông tin an toàn

Phần mềm triển khai phòng họp không giấy tờ đảm bảo 100% tính bảo mật của cuộc họp. Vậy nên, chúng được rất nhiều doanh nghiệp, cơ quản, chính phủ lựa chọn để có thể triển khai họp thường xuyên.

Ban hành quyết định nhanh chóng

Tích hợp công nghệ chuyển đổi giọng nói thành văn bản, phần mềm phần họp không giấy tờ cho phép chuyển trực tiếp những phát biểu của những đại biểu/ người tham dự cuộc họp thành văn bản tức thì, chính xác.

Thống kê cải thiện hiệu suất cuộc họp

Chỉ với những thao tác đơn giản có thể dễ dàng thống kê tổng số cuộc họp đã khởi tạo, những cuộc họp đã hoàn thành, các cuộc họp bị hủy bỏ, các cuộc họp đang diễn ra trong khoảng thời gian mong muốn (Theo tuần, theo tháng, theo quý, theo năm).

Giải pháp xanh

Khi sử dụng giải pháp phòng họp trực tuyến tránh tình trạng lãng phí khi sử dụng số lượng giấy họp thường xuyên mà còn là giải pháp xanh cho môi trường. Với việc ứng dụng mô hình phòng họp không giấy tờ giúp bảo vệ môi trường, tối ưu không gian bạn đang có.

Những ứng dụng phòng họp không giấy tờ phổ biến

Nhận thấy được những tính năng, tiện ích của mô hình phòng họp không giấy tờ nên chúng được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực:

Giải pháp văn phòng không giấy tờ của chính phủ

Giải pháp phòng họp không giấy tờ của chính phủ

Rất nhiều tỉnh ủy triển khai ứng dụng phòng họp, làm việc không giấy tờ đến nhiều sở ngành, quận/huyện, phường/ xã. Phòng họp không giấy góp phần nâng cao chất lượng, cải thiện hiệu quả các phiên hoạt giúp quản lý điều hành, xử lý công việc triệt để, chính xác.

Việc ứng dụng công nghệ này giúp việc quản lý, làm việc dễ dàng hơn. Trước đây trên bàn làm việc của các phó chủ tịch, UBND đều có rất nhiều hồ sơ cao, việc tìm kiếm giấy tờ tốn công, khó kiểm soát. Với ứng dụng này, chỉ với những thao tác nhỏ lãnh đạo có thể làm việc nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Giải pháp văn phòng không giấy tờ trong các doanh nghiệp, tổ chức

Giải pháp phòng họp không giấy trong doanh nghiệp

Giải pháp phòng họp không giấy tờ trong doanh nghiệp

Ngoài ra, các doanh nghiệp tổ chức cũng ứng dụng triệt để mô hình phòng họp không giấy tờ để phát huy tối đa hiệu quả công việc. Chỉ với công cụ kết nối mạng như máy tính, điện thoại là các thành viên có thể dễ dàng tham gia cuộc họp ở bất kì đâu, bất kì lúc nào. Việc kiểm soát chất lượng, nội dung, hiệu quả cuộc họp diễn ra nhanh chóng, chính xác hơn.

Với những ưu điểm nổi bật, có thể xử lý ở bất kì đâu, bất kì ai có quyền đều có thể tham gia, được nhắc nhở lịch tham gia thường xuyên tránh những rủi ro quên, bỏ sót cuộc họp quan trọng. Đặc biệt, với khả năng bảo mật thông tin cực tốt phòng họp không giấy tờ được ứng dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp, nhiều địa phương.

Qua bài viết này các bạn đã hiểu rõ phòng họp giấy là gì và những tính năng hiệu quả mà nó mang lại. Hi vọng với những chia sẻ của chúng tôi sẽ cung cấp kiến thức cơ bản giúp việc kinh doanh, quản lý của bạn trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn!

LIÊN HỆ ĐỂ ĐƯỢC HỖ TRỢ NGAY VỀ SẢN PHẨM

Công ty cổ phần Bất động sản và Công nghệ Hải Nam

Hotline: